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ÉTUDIANTS

Demande de remboursement des frais de voyage pour les étudiants membres de l'IHAF

Date limite : 14 septembre 2012

Par souci d’équité et en fonction des budgets alloués, toutes les demandes reçues après cette date ne seront pas traitées.

Prenez soin d’indiquer clairement votre adresse postale ainsi que votre adresse courriel afin de faciliter les communications, l’annonce des résultats ainsi que la réception de votre chèque.

Attention : Pour effectuer une demande de remboursement, il est obligatoire d’être membre de l’Institut. Si vous ne l’êtes pas déjà, n’oubliez pas de joindre le formulaire d’adhésion à votre demande de remboursement.

Formulaires

Télécharger le formulaire de demande de remboursement [PDF 74 ko]
Télécharger le formulaire d'abonnement à la RHAF et à l'IHAF [DOC 34 ko]

Historique

Grâce à un programme du Conseil de recherches en sciences humaines du Canada (CRSH), les étudiants peuvent obtenir un remboursement qui couvre certaines dépenses reliées à leur participation au Congrès. L'Institut jumelle cette offre à sa campagne de recrutement, de façon à attirer le plus grand nombre possible d'étudiants à son Congrès annuel.

Politique

Comme les demandes dépassent les sommes disponibles, l'Institut effectue le partage des fonds en appliquant les règles suivantes : Les remboursements ne sont disponibles qu'aux étudiants membres en règle de l'IHAF à la date de la demande. Il est possible d'envoyer son adhésion ou son renouvellement en même temps que son inscription et sa demande de remboursement.

La priorité est accordée aux auteurs de communication qui se verront rembourser presque tous leurs frais : inscription, transport, hébergement, moitié du coût du banquet.

Les étudiants participant au Congrès, sans être auteurs de communication, doivent payer leur inscription. Ils seront remboursés, dans la mesure des fonds disponibles, pour leurs frais de transport et d'hébergement, ainsi que pour la moitié du coût du banquet.

Si les fonds viennent à manquer, les priorités sont établies de la manière suivante :

  1. Remboursement des auteurs de communication.
  2. Remboursement à chacun des demandeurs d'une partie de ses dépenses.
  3. En cas de demandes trop nombreuses, la priorité est accordée aux étudiants de doctorat, puis de maîtrise, puis de baccalauréat.

Inscription

Les frais d'inscription ne sont remboursés qu'aux étudiants présentant une communication. Si vous demandez le remboursement des frais d'inscription, vous devez indiquer le titre de votre communication.

Banquet

L'Institut rembourse la moitié du prix du banquet.

Transport

L'Institut rembourse les frais de transport des étudiants venant de plus de 100 km du lieu du Congrès. Le montant maximal alloué par l'Institut est celui qui est indiqué dans la grille suivante (quel que soit le mode de transport, sauf exceptions prévues ou arrangements particuliers avec l'Institut). Celui-ci correspond au prix d'un billet aller-retour en autobus.

L'Institut accepte de défrayer les coûts de location d'une voiture pour les groupes de quatre personnes ou plus. Dans ce cas, vous devez fournir une estimation du montant de la location et du coût de l'essence. Il serait préférable de vérifier auprès d’une compagnie de location avant d'effectuer l'estimation car, comme les budgets sont limités, l'Institut ne pourra majorer le montant accordé après l'examen de la demande et l'annonce du montant accordé.

Dans les cas où le transport par autobus n'est pas possible ou dans le cas d'une ville éloignée, contacter l'Institut afin de prendre un arrangement.

Chicoutimi154$
Moncton227$
Montréal62$
Ottawa138$
Québec83$
Rimouski169$
Trois-Rivières55$
Toronto179$

Hébergement

L'Institut ne rembourse les frais d'hébergement qu'en occupation double seulement. Il faut donc indiquer sur le formulaire de demande à quel nom doit être effectué le remboursement de la note. Ne pas oublier d'ajouter les taxes au prix de la chambre.

L'Institut s'offre pour aider à jumeler les personnes seules.

Les congressistes doivent réserver eux-mêmes leur chambre.

Annonce

Au plus tard le 2 octobre 2012, chacun des demandeurs est avisé par courriel du montant qui lui est alloué. Chacun peut donc prendre ses décisions en conséquence.

Les bénéficiaires de remboursement doivent faire parvenir les pièces justificatives à l'Institut au plus tard le 9 novembre 2012. La présentation de reçus officiels est notamment nécessaire pour obtenir le remboursement des frais de transport (billet d'autobus, factures d'essence ou de location) et d'hébergement. Aucune pièce justificative n'est nécessaire en ce qui concerne le remboursement de l'inscription et du banquet.

L'Institut ne rembourse que les dépenses réelles encourues.

Contact

Si vous avez des questions à propos de la demande de remboursement ou si vous avez besoin de renseignements supplémentaires, n’hésitez pas à communiquer avec l’IHAF.

Nous espérons que ce mode de fonctionnement favorise la plus grande participation possible des membres étudiants au congrès de l’Institut.

Jacinthe Archambault, coordonnatrice
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Institut d'histoire de l'Amérique française
a/s: Département d'histoire
Université de Montréal C.P. 6128,
succursale Centre-ville
Montréal QC H3C 3J7 Canada

Téléphone: (514) 343-6111 (poste 41334)
Télécopieur: (514) 343-2483
Courriel: ihaf@ihaf.qc.ca
Site Internet: http://www.ihaf.qc.ca/

 
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Dernière mise à jour : 28 mai 2012 © Centre interuniversitaire d'études québécoises (CIEQ), 2012.